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Coordonnées des clients : précisions importantes !

Coordonnées des clients : précisions importantes !

Mesdames et Messieurs, chers Membres,

Vous êtes des centaines à avoir téléchargé l’application SocialScan/Pass, dans le but de respecter les directives du Canton qui n’autorise qu’en « situations exceptionnelles » les formulaires « papier ». Nous vous en félicitons!

Interpellés par les médias et par certains utilisateurs, nous vous apportons ici plusieurs précisions importantes:

  1. Depuis le mois de juillet déjà, GastroVaud a proposé à ses membres l’application SocialPass. Informée des difficultés rencontrées sur le terrain pour garantir la fiabilité des données récoltées sur formulaires « papier », votre association a fait le choix de simplifier l’application et de financer sa gratuité. Objectifs: éviter que les menaces de fermeture notifiées par les autorités courant septembre se concrétisent et offrir rapidement un outil conforme aux exigences du Médecin cantonal. Aujourd’hui, l’enregistrement de 3’700 entreprises et de 270’000 clients démontre à la fois la justesse de la démarche et la large compréhension des enjeux par la branche et ses clients. 
  2. Pour rappel et conformément aux décisions de l’Etat de Vaud communiquées le 8 octobre 2020 (lien ici), l’utilisation d’un système numérique doit être privilégiée. Le traçage « papier » n’est en effet autorisé qu’en « situations exceptionnelles » telles que l’absence de réseau mobile ou la non-possession d’un smartphone par le client.
  3. Si le client ne possède pas de smartphone mais que l’établissement dispose d’un réseau mobile, le restaurateur devra inscrire lui-même dans l’application les données préalablement récoltées sur papier.
  4. Si un établissement choisit exceptionnellement le traçage « papier », le Canton exige qu’il procède à la vérification de l’identité du client et du numéro de téléphone (par appel ou envoi d’un sms) et rappelle que la responsabilité de l’établissement est engagée.
  5. En cas d’utilisation exceptionnelle d’un système « papier », les règles suivantes doivent en outre être observées :
  • Une seule identité par feuille (formats plus petits que A4 autorisés). Les formulaires comprenant plusieurs identités ne sont pas recommandés, car ils ne respectent pas la confidentialité des données des autres clients.
  • Les données requises impérativement par le Canton sont: nom, prénom, no de portable/téléphone fixe, jour, heure d’arrivée, no de table + NPA (si le client est domicilié hors du Canton)
  • Le restaurateur s’engage à détruire les formulaires récoltés au bout de 14 jours et à n’en faire usage qu’en cas de demande expresse du Médecin cantonal.
  • Il est vivement recommandé d’utiliser le modèle de formulaire « papier » ci-dessous, conforme aux exigences cantonales, qu’il vous suffit d’imprimer et de découper.
  • Les données papier doivent être transcrites ultérieurement sur SocialScan, si le restaurateur utilise l’application.

6. Bien que le numérique génère parfois la grogne des clients et nécessite un accompagnement initial du restaurateur, il s’avère plus facile d’utilisation pour les établissements et pour la grande majorité de la clientèle. De plus, le numérique offre à l’établissement la garantie qu’il a correctement rempli ses obligations. L’établissement n’a dès lors pas d’autres obligations de contrôles, hormis le fait que l’application a bien été utilisée par les clients.

Adaptations et travaux en cours

Pour répondre aux souhaits exprimés par certains restaurateurs et consommateurs, les mesures suivantes ont été prises:

Améliorations apportées à SocialScan et SocialPass

  • Lors du téléchargement de SocialPass par le client, les champs Adresse et Date de naissance (exigés par ex. dans le Canton de Berne) seront prochainement rendus facultatifs sur le formulaire d’inscription;
  • Dans la version actuelle de SocialScan, dans le menu « Entrée manuelle », le restaurateur peut créer des QR codes personnels pour les clients habitués qui n’auraient pas de smartphone. Il peut les imprimer et les fournir aux habitués, qui devront présenter leur QR code personnel à chacune de leurs visites, pour scannage par le restaurateur.
  • Pour faciliter l’enregistrement des habitués, SocialScan proposera également un menu déroulant où les habitués pourront être listés, après un premier enregistrement. Le restaurateur n’aura donc plus besoin de saisir leurs coordonnées à chacune de leurs visites, ni de leur imprimer des QR codes personnalisés (cette fonction restera toutefois possible).
  • L’enregistrement de l’heure de départ est optionnelle, avec l’accord du Médecin cantonal. La sortie du client est automatiquement enregistrée deux heures après son arrivée.
  • Des corrections sur SocialPass seront apportées d’ici lundi pour supporter des dysfonctionnements sur le scan de QR Code pour certains matériels Android ;
  • Un bug constaté sur iPhone lorsque le client entrait des adresses trop longues a été corrigé ;
  • Des SMS n’arrivaient pas à destination avec certains numéros internationaux. L’opérateur sera changé.

Les Questions fréquentes sont mises à jour sur le site de www.socialpass.ch pour refléter l’ensemble de vos remarques et propositions.

Protection des données

  • Afin de lever les craintes exprimées en matière de protection des données, la solution SocialPass sera soumise à un audit externe. Tout autre application numérique devra l’être également, pour être reconnue par le Médecin cantonal ;
  • Un disclaimer légal a été créé et les conditions générales de SocialPass ont été complétées ;
  • Pour rappel, seul l’Office du Médecin cantonal peut accéder aux données des clients (fournies lors du téléchargement de SocialPass) ;
  • Les données des restaurateurs (fournies lors du téléchargement de SocialScan) ne peuvent être utilisées que dans le but de les informer sur les mises à jour de l’application.


Autres systèmes numériques

  • Afin d’éviter de complexifier davantage encore la tâche des restaurateurs et de leurs clients, GastroVaud ne recommandera aucune autre application numérique à ses membres ;
  • D’autres systèmes numériques demeurent néanmoins possibles, à condition qu’ils répondent strictement au cahier des charges fixé par l’Etat de Vaud et qu’ils se soient soumis à une vérification technique préalable. Ils ont été informés de la procédure et décideront s’ils souhaitent s’y soumettre ou non.
  • La Police cantonale du commerce tient régulièrement à jour la liste des systèmes répondant aux conditions susmentionnées et en informe les organes de contrôle. Pour toute question y relative :  info.pcc@vd.ch.

Les informations communiquées ici ont été validées par l’Etat de Vaud et le Médecin cantonal s’agissant des points réglementaires et par le développeur de SocialPass/Scan s’agissant des éléments techniques de la solution.